Ruimtelijke planning van de kantooromgeving

Een werkomgeving die inspireert, een veilige omgeving die het zo belangrijke sociale aspect faciliteert en je motiveert om te excelleren.

Een nagenoeg verlaten kantoor met hier en daar een medewerker achter een bureau of in een vergaderruimte, herken je dit?  Onderzoek wijst namelijk uit dat 64% van de werkomgeving leeg blijft, dat is niet bepaald een werkomgeving die je energie geeft om uitdagingen aan te gaan en te excelleren.

Lege kantoren is enerzijds een overblijfsel van de pre-COVID periode waarin de werkomgeving voor het grootste gedeelte werd gevormd door het gewone kantoor en nog steeds met diezelfde werkplekstrategie wordt ingezet. Maar komt ook omdat (jonge) professionals over het algemeen een voorkeur hebben voor meer vrijheid en autonomie bij de keuze in een taakgerichte werkomgeving, dat betekent dat je niet altijd en voor sommigen zelfs nauwelijks meer naar kantoor komt. Dit sluit ook aan bij de veranderde manier van communiceren en projecten aanpakken.

Er is dan een onbalans ontstaan tussen vraag- en aanbod van de werkomgeving. De werkomgeving wordt niet alleen meer bepaald door het aantal medewerkers maar juist door de behoeften van de medewerkers, zakelijke vereisten en het gedrag van de medewerkers.

Onderzoeken wijzen uit dat de pre-covid bezettingsgraad van kantoren binnen Europa gemiddeld 55% was en in 2023 slechts 36%.

36% van de werkplekken blijven ongebruikt op een normale werkdag en 29% worden voor minder dan 3 uur per dag gebruikt. (bron CBRE)

De kunst is nu om de balans te herstellen, een belangrijk instrument daarbij is het verzamelen van data over het gebruik van het gebouw, de ruimten en de werkplekken. Een andere belangrijke bron is de input van medewerkers, deze input krijg je door open te communiceren over hun werkwijze en behoeften. Net als de samenhang tussen afdelingen en de diverse activiteiten is al deze informatie relevant bij het maken van een goede Ruimtelijke planning.

Veranderingen in de werkomgeving

Onderzoek toont aan dat als medewerkers zich verbonden voelen, zij beter presteren en de bedrijven een lager verloop en ziekteverzuim kennen. Door de veranderde werkwijze en manier van communiceren is binding met  medewerkers krijgen en behouden een van de grootste uitdagingen voor werkgevers op dit moment, ook omdat het aanbod aan goede medewerkers in veel sectoren schaars is.

Sociaal aspect

Sociale verbondenheid is een fundamentele menselijke behoefte en komt alleen tot stand met goede communicatie waardoor vertrouwen en loyaliteit wordt opgebouwd. Hiervoor zijn niet alleen goede communicatieve vaardigheden vereist maar om dit te faciliteren zijn er ruimten nodig die ontmoetingen tussen medewerkers of leidinggevenden mogelijk maken, die stimuleren om naar kantoor te komen om; samen te werken, elkaar te informeren of als break in het thuiswerken. Hybride werken vraagt om ruimten met nieuwe functies zoals; Break-out, Intern overleg, informeel ontmoeten, training, presentatie, lunch, ontspanning, projectmatig werken etc

Hub and Spoke

Een interessante nieuwe vorm van huisvesting is het Hub-and-Spoke model, dit betekent dat er naast een of meer hoofdvestigingen (Hub) een aantal kleinere vestigingen (Spokes) zijn. Dit klinkt misschien als gedecentraliseerd maar is dat niet echt. De Hub bevindt zich op een bereikbare core locatie terwijl de Spokes zich dichtbij woon- en/of klantlocaties bevinden. De Spokes zijn uitermate geschikt om voor speciale teams in te zetten of voor een bepaalde dienst en waarin je kunt voorzien in flexplekken of verschillende ontmoetingsruimten. De Spoke kan een hele goede oplossing zijn voor die mensen waarvoor thuiswerken moeilijk is, tegelijkertijd levert de Spoke een bijdrage aan de zichtbaarheid van de organisatie.

Ruimtelijke planning

De indeling van de ruimte binnen het kantoor dat aansluit bij het Hybride werken ziet er ook heel anders uit. Het Gebruiksoppervlakte kan wel voor meer dan 50% bestaan uit een grote diversiteit aan ontmoetingsruimten waar medewerkers elkaar spontaan of gepland kunnen ontmoeten, informeel of formeel. Misschien is het een goed idee om ervoor te zorgen dat ook klanten, leveranciers en medewerkers elkaar spontaan kunnen ontmoeten, zeker is dat er interessante gesprekken uit voort zullen komen.

Naast de diversiteit aan ontmoetingsruimten en plekken ontwikkeld zich ook een diversiteit in type werkplekken, zo zien we ruimten ontstaan die specifiek zijn ingericht om deel te nemen aan een online meeting, of stilte zones om je volledig te kunnen focussen of juist afgesloten ruimten om samen te werken in een projectgroep.

Het is ook een feit dat een goed ingerichte en duurzame werkomgeving waarbij gebruik wordt gemaakt van goede materialen en meubelen door medewerkers wordt gewaardeerd en een gevoel van trots kan oproepen.

Het is dus goed om de ruimtelijke planning te benaderen vanuit het gebruik en de functionele ruimten daarop af te stemmen.

Ruimtelijke planning is niet statisch en omdat de activiteiten blijven veranderen is goede informatie voorziening een continue proces, die informatie evalueert tegelijkertijd. Het kan dan ook zinvol zijn om flexibiliteit en agility in de vastgoedportefeuille aan te brengen.  

Meerwaarde van ruimtelijke planning van de kantooromgeving

3x meerwaarde creëren met een goede ruimtelijke planning;

1. Hogere medewerker tevredenheid door beter te voldoen aan de behoeften van de individuele medewerker en door keuze mogelijkheden te bieden en betere voorwaarden te scheppen voor sociale aspecten op het werk,
2. Effectief gebruik van de ruimten is ook kosteneffectief, de vertaling van de juiste informatie naar een efficiënter gebruik van de vloeroppervlakte, zoals multifunctioneel gebruik, kan er zelfs toe leiden dat er bedrijfsvloeroppervlakte kan worden afgestoten,
3. Ruimtelijke planning kan goede resultaten opleveren bij duurzamer gebruik van de werkomgeving. Het voorkomt een overschot aan vierkante meters die verwarmt, verlicht en geventileerd moeten worden.