Hybride werken
11 januari 2023 - Leidraad voor een succesvolle transitie naar het kantoorconcept voor de nieuwe tijd
Het stimuleert een vrije informatiestroom dat samenwerking bevordert en mensen bindt door het delen van kennis, successen en soms ook een mislukking. Een kantoorconcept zonder regels maar met principes.
Het gaat erom dat mensen een goede werkplek kunnen vinden die aansluit bij het uitvoeren van de activiteit of taak op het gekozen moment. Optimaal samenwerken of individueel zonder veel externe prikkels. Een kantoorconcept dat draait om de mens-as met een digitale dressing.
Een werkomgeving met een fijne energie en een beetje (niet te veel) reuring wel veel toegepaste natuurlijke materialen, deze zorgen voor een gezondere en duurzame werkomgeving. Inrichtingselementen worden hergebruikt, opgeknapt of samengesteld uit gerecyclede grondstoffen met behoud van uitstraling en architectonische waarden.
Waar willen we werken ?
Over het algemeen wordt aangenomen dat medewerkers graag thuis werken wanneer zij geconcentreerd individueel werk moeten uitvoeren. Dit lijkt wat te kort door de bocht, geconcentreerd thuis kunnen werken is erg afhankelijk van de omstandigheden, wanneer je bijvoorbeeld geen ruimte hebt voor een thuiskantoor en daarom veroordeeld bent tot de keukentafel met rondkruipende peuters onder dezelfde keukentafel. Daarnaast zijn er nog tal van omstandigheden denkbaar die geconcentreerd thuiswerken in de weg staan.
Op kantoor moeten we dus wel de mogelijkheid bieden om geconcentreerd te kunnen werken door bijvoorbeeld een speciaal daarvoor ingerichte zone te cre?´ren waar het lekker stil is met weinig externe prikkels of door het plaatsen van een ruimte in een ruimte.
Naast zones voor Individueel werk worden er zones speciaal ingericht om samen te werken en s?°menwerken. Door het plaats-onafhankelijk werken ontstaan er ook steeds meer werkzaamheden die in projectvorm worden uitgevoerd, we kennen situaties van mensen die meer dan 15 projecten hebben lopen, dit maakt plaats- onafhankelijk werken complex. Om in die projecten effectief te zijn is regelmatig fysieke interactie onmisbaar.
Om dit mogelijk te maken zonder een storende factor te zijn voor andere collega’s ontwerpen we verschillende ruimten zoals break-outs en projectkamers, hier kan de energie lekker hoog zijn en is er ook ruimte om de relaties weer aan te halen. Vaak worden deze functies ondergebracht in geluiddichte ruimten zodat je ongehinderd kunt brainstormen of enthousiast kunt presenteren. De activiteiten worden natuurlijk ondersteund met plug and play audiovisuele middelen.
Voor kort informeel overleg wordt er ook gebruikt gemaakt van opstellingen met een meer open karakter, deze vormen tegelijkertijd een natuurlijke afscheiding tussen werkplekken waardoor de open-plan indeling veel interessanter wordt.
Flexibiliteit & data gedreven gebruik
Als we ervan uitgaan dat in het kantoorconcept niemand een ‘eigen’ vaste werkplek heeft dan is het wel fijn om te weten of er werkplekken beschikbaar zijn op het moment dat jij op kantoor wil werken. Hiervoor is er inmiddels een ruim aanbod aan apps waarin je naast je werkplek ook andere ruimten kunt reserveren of je collega kunt uitnodigen om die dag samen te werken. Sommige van deze apps leveren daarnaast ook veel data over bezettingsgraad, voorkeuren van zones etc. Een andere mogelijkheid voor het verkrijgen van deze data is het plaatsen van sensoren die het gebruik nauwkeurig in kaart brengen. Door het datadreven gebruik van een gebouw zijn er mogelijkheden voor besparing op energie door klimaatbeheersing en verlichting tijdelijk uit te kunnen schakelen.
Vrije informatie stroom
Voor een succesvolle onderneming is een vrije stroom van informatie een belangrijke voorwaarde. Dit kun je stimuleren door ervoor te zorgen dat het kantoor voldoende plekken heeft waar medewerkers elkaar spontaan tegen het lijf kunnen lopen en even bij kunnen praten of om wat te vragen. Denk aan de lunchruimte, rond de koffiemachine, de ontvangst. Deze spontane ontmoetingen zorgen voor minder gepland overleg en zijn daarom bijzonder effici?´nt.
Informele ontmoetingsruimten zijn wat huiselijker ingericht. Zo’n comfortabele omgeving bindt mensen letterlijk en figuurlijk omdat het ervoor zorgt dat mensen ????k graag naar kantoor komen.
Veel bedrijven kennen Out of Office activiteiten, het is interessant om deze activiteiten (deels) juist in de eigen werkomgeving te organiseren om een sterke band te cre?´ren met de organisatie en haar cultuur. In het interieurontwerp houd je dan rekening met ontvangst van grotere groepen mensen en maakt daarvoor ruimten multifunctioneel en flexibel.
De formele vergaderruimten maken vanzelfsprekend deel uit van het kantoorconcept en kennen inmiddels een grote diversiteit; van Bila tot boardroom en van auditorium tot staand vergaderen. Deze diversiteit heeft zich in de loop van de tijd verder ontwikkeld ook door de technologische ontwikkelingen die het mogelijk maken om Hybride te vergaderen. Het kleine auditorium heeft zijn intrede gedaan en bewijst zijn functionaliteit tijdens afdelingsoverleg of informatiebijeenkomsten. Het auditorium wordt gemaakt van gestapelde halve cirkels omdat het fijn is om als presentator letterlijk tussen het publiek te staan. De online deelnemers zijn zichtbaar op een groot scherm op de wand achter de tribune om te zorgen voor een optimale interactie ook met de online deelnemers
Bedrijfsidentiteit
Een goede vertaling van de bedrijfsidentiteit naar architectonische vormgeving van het interieur levert een bijdrage aan de binding met de organisatie, de werkomgeving maakt dan onderdeel uit van je merkbeleving. Bij de vormgeving van het interieur worden de functies en het gebruik van het gebouw goed onderzocht om uiteindelijk tot een vorm te komen waar functie en gebruik optimaal zijn door een balans in vorm, structuur en kleur zodat er een ruimte ontstaat waar mensen graag komen. Een goed ingerichte werkomgeving op de juiste locatie heeft een grote meerwaarde, het versterkt het imago en dat kan belangrijk zijn bij het werven en behouden van talenten.